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Cos'è un ECM...
È la piattaforma aziendale per la gestione di contenuti digitali e costituisce l’insieme delle strategie, i metodi e gli strumenti utilizzati per acquisire, gestire, archiviare, conservare e distribuire contenuti, documenti ed informazioni strutturate e non a supporto dei processi organizzativi chiave durante l’intero ciclo di vita.
Acquisizione
È la componente che si occupa della conversione di informazioni da documenti cartacei in un formato elettronico attraverso la scansione. Viene anche utilizzata per raccogliere file elettronici e informazioni in una struttura coerente per la gestione.
Conservazione
È la componente che si occupa dell’archiviazione sicura e a lungo termine di informazioni statiche e contenuti non modificabili. I moduli applicativi di conservazione sono suddivisi in tre categorie: Repository come risorse di archiviazione, Librerie Documentali come strumento di organizzazione dei repository e Tecnologie di Conservazione.
Gestione
È la componente che include le funzionalità per l'organizzazione e gestione dei contenuti, la collaborazione, i flussi di lavoro ed i processi aziendali relativi al ciclo di vita di documenti e informazioni, nel rispetto delle direttive e normative di settore.
Distribuzione
È la componente che si occupa della distribuzione dei contenuti e della conversione e rilascio delle informazioni gestite e conservate dalle altre componenti. I sottomoduli sono suddivisi in specifici gruppi di tecnologie: trasformazione, sicurezza, distribuzione e pubblicazione che possono essere implementati anche come componenti autonome.
// la soluzione giusta
Perchè l'ECM
Perchè l'ECM
è così importante
In tutti i settori e nei settori dei servizi, soluzioni efficaci per la gestione dei contenuti a livello aziendale stanno migliorando i processi quotidiani riducendo al minimo le spese generali. Svolgono un ruolo fondamentale nell’eliminazione di contenuti di cui nessuno ha bisogno, inclusi file duplicati e informazioni obsolete. A un livello ancora più pratico, stanno aiutando a ridurre la quantità di spazio di archiviazione e carta richiesta dalle aziende e la quantità di posta che inviano.
Controllo e monitoraggio degli archivi
L’implementazione di un repository centralizzato per gestire gli archivi aziendali e dipartimentali, i modelli documentali, il versionamento, i permessi e i privilegi per le diverse classi di utenza permettono di organizzare i dati, i flussi di lavoro e documentare tutte le attività svolte (approvazioni, autorizzazioni, sottoscrizioni, etc.). In questo modo l'aggiornamento, la distribuzione e il monitoraggio delle informazioni aziendali critici sono eseguiti in modo molto più strutturato ed efficace.
Miglioramento della produttività aziendale
Uno dei motivi principali per cui le organizzazioni implementano sistemi ECM per la gestione dei contenuti aziendali è legato alla produttività. È riconosciuto infatti che la gestione e la condivisione dei documenti e delle informazioni aziendali tra colleghi, dipartimenti e collaboratori esterni è molto complessa e costosa. L'adozione di un ECM consente di semplificare la ricerca di documenti e regolamentare e velocizzare la condivisione di informazioni aziendali aumentando significativamente la produttività delle attività aziendali nel loro insieme.
Incremento dell'efficienza dei processi lavorativi
Il coordinamento, l'organizzazione e la condivisione dei processi aziendali e dipartimentali è una delle maggiori criticità da affrontare all’interno dell’organizzazione. L’utilizzo di una piattaforma per la digitalizzazione dei flussi documentali è fondamentale per migliorare l'efficienza e garantire la collaborazione poiché coordina le attività tra utenti e dipartimenti ed ottimizza la distribuzione del carico di lavoro. Un ulteriore vantaggio dato dall’unificazione dei dati aziendali di tutti i reparti all’interno dell’ECM è l’accesso immediato alle informazioni e l’abbattimento dei silos di dati, repository di dati separati che sorgono all'interno di un'organizzazione o tra reparti che utilizzano sistemi non integrati.
Conformità alle procedure aziendali
L’utilizzo di una piattaforma ECM centralizzata garantisce che le procedure di gestione dei documenti, delle pratiche e delle informazioni aziendali rispettino le politiche aziendali e siano conformi alle normative di riferimento di settore e gli standard di qualità ISO (es. PA, distribuzione alimentare, produzione, assistenza sanitaria, progettazione aeronautica).
Offriamo una serie completa di funzionalità ECM “tradizionali”… ma questo è solo l’inizio. Trattiamo i contenuti digitali in modo diverso.
Le nostre soluzioni low-code aumentano l’efficienza e il valore dai tuoi contenuti, utilizzando un’architettura cloud-native flessibile e scalabile supportata da una potente intelligenza artificiale addestrata per supportare il lavoro collaborativo in ogni sua fase.
Gestione Documenti
Organizza i contenuti in librerie documentali e gestisci di qualsiasi formato di file: immagini, documenti elettronici, file firmati digitalmente e file proprietari come mappe o disegni vettoriali, file audio e video.
Collaborazione
Rendi la collaborazione sicura sui documenti in un attimo con la revisione, la condivisione e l'annotazione facili da parte di utenti interni ed esterni, anche se non hanno accesso alle stesse applicazioni dei tuoi team.
Acquisizione automatizzata
Definisci processi di acquisizione personalizzati in grado di catturare informazioni e file da qualsiasi fonte: sistemi gestionali, banche dati, flussi informativi, cartelle di rete, server ftp o altri dispositivi di acquisizione.
Progetti e fascicoli digitali
Gestisci pratiche, fascicoli e progetti in modalità totalmente digitale. In maniera estremamente intuitiva potrai nominare un responsabile e invitare i tuoi colleghi o utenti esterni a collaborare su documenti e cartelle condivise.
Modelli Documentali
Definisci modelli documentali centralizzati come carta intestata, ordini, bolle, fatture, etc. nel formato desiderato, configura proprietà e regole di compilazione automatica e mantieni coerente l’identità grafica aziendale.
Firma Digitale
Firma digitalmente, marca temporalmente e verifica qualsiasi documento informatico in maniera estremamente intuitiva in qualunque formato (CADES, PADES e XADES) o utilizza un server HSM di firma interno.
Gestione Metadati
Definisci ed associa le informazioni strutturate ai contenuti digitali e gestisci qualunque tipo di metadato, ciò include identificazione, classificazione, archiviazione, protezione, recupero e conservazione permanente.
Registri e Repertori
Crea registri e repertori aziendali annuali per numerare progressivamente e protocollare specifiche tipologie di documenti o fascicoli come verbali di assemblea, CdA, delibere, interventi, pratiche legali, etc.
Conservazione a Norma
Produci pacchetti di versamento di documenti o fascicoli digitali secondo la normativa vigente e pianifica le sessioni di verifica di integrità e versamento automatico in qualunque sistema di conservazione a norma.
// conformità normativa
Conformità
Conformità
assoluta
alla normativa
- Documento informatico
- Formazione e copia dei documenti
- Fascicoli digitali e aggregazioni informatiche
- Registri particolari e repertori informatici
- Versamento e conservazione a norma
Nuove Linee Guida
Formazione, gestione e conservazione
dei documenti informatici
Comunicazione tra AOO di documenti protocollati - Allegato 6
// Enterprise content managment
Scopri Coopera
Scopri Coopera
e inizia subito la tua transizione digitale
Coopera® è la nostra piattaforma di Enterprise Content Management (ECM) progettata per gestire l’intero ciclo di vita dei contenuti aziendali e supportare il lavoro collaborativo.
- Gestione Documenti & Contenuti Digitali
- Gestione Progetti e Fascicoli Digitali
- Gestione e Automazione Processi Aziendali
- Collaborazione e Smart Working
- Gestione Comunicazioni Digitali
// Be anyware, work everywhere
// Architettura & Tecnologie
Le nostre soluzioni sono basate
Le nostre soluzioni sono basate
sulle tecnologie più innovative
01
Architettura a microservizi
Conferisce scalabilità e resilienza grazie alla distribuzione dei carichi di lavoro tra i servizi
04
Intelligenza
Intelligenza
Artificiale
Il potente motore integrato di AI supporta gli utenti e i gruppi nella collaborazione e nelle attività di lavoro
02
Comunicazione
Comunicazione
basata su Eventi
Con lo scambio di eventi asincroni il funzionamento di ogni componente applicativa è indipendente dalle altre
05
Machine
Machine
Learning
La classificazione automatica dei contenuti è supportata da algoritmi di elaborazione del linguaggio naturale (NLP)
03
Funzionamento distribuito in Cloud
Distribuzione di servizi in rete come server di elaborazione, risorse di archiviazione, repository e servizi applicativi
06
Integrazione e standard aperti
Possibilità di integrazione a qualunque livello grazie ad API pubbliche e standard aperti XML, Json e Open Data