La potenza di elaborazione e la connettività disponibile oggi apre alle aziende la possibilità di poter mettere a disposizione dei propri clienti e dei propri dipendenti tutte le informazioni necessarie ad un miglior modo di lavorare. Il punto di giuntura fra un mondo fatto di documenti cartacei e un mondo fatto di informazioni digitali consultabili è la conversione.

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA E SOSTITUTIVA
Il processo di archiviazione ottica consente di convertire un archivio fisico, con i suoi metodi di archiviazione e di ricerca, in un archivio elettronico. Questo permette di conservare un intero archivio su un server e di consultarlo con estrema facilità e velocità anche in maniera remota. Oltre alla tradizionale ricerca per indici o protocollo, per identificare un documento, sarà possibile effettuare ricerche anche per parole contenute o per parole simili, questo rende veloce ed efficace il processo di ricerca.

L’archiviazione ottica assume, quindi, importanza determinante per la competitività delle imprese sul mercato.

La nostra organizzazione è altamente specializzata nella gestione di tutte le operazioni relative alla gestione elettronica documentale massiva per grandi volumi:

• Prelievo dei documenti cartacei dagli archivi abituali del cliente
• Trasporto dei documenti tramite nostri mezzi e nostro personale addetto 
• Preparazione dei documenti (rimozione fermagli, punti metallici, ecc.) 
• Protocollatura laser dei documenti
• Archiviazione ottica dei documenti cartacei
• Riconoscimento ottico  “full-text” dei e indicizzazione elettronica
• Validazione dei campi di indicizzazione
• Trasferimento su supporti di storaggio (cd, dvd datastorage, dischi rimovibili)
• Fornitura del software di consultazione e ricerca dei documenti 
• Ricomposizione dei documenti cartacei come in origine
• Stoccaggio o riconsegna degli archivi fisici elaborati

La rilevazione ottica dei dati è ideale nel caso in cui si è in presenza di grossi volumi di documenti che siano stati preventivamente progettati per essere letti automaticamente. I dati così estratti, possono essere utilizzati per popolare un DataBase, per essere convertiti in altri formati (XML, Excel etc.).

LETTURA OTTICA DEI DOCUMENTI
La gestione elettronica di grandi quantità di moduli (FORM), documenti strutturati o semistrutturati avviene grazie all'applicazione delle tecnologie OCR, ICR, OMR, BCR a seconda del tipo di compilazione:

OCR (Optical Character Recognition) per il riconoscimento dei caratteri "stampati" (maiuscoli o minuscoli).
ICR (Intelligent Character Recognition)per il riconoscimento dei caratteri manoscritti (stampatello maiuscolo o minuscolo).
OMR (Optical Mark Recognition) per la lettura dei campi a scelta multipla (crocette, biffature...).
BCR (Bar Code Recognition) per la lettura dei Codici a Barre.
I caratteri vengono quindi interpretati con il supporto di dizionari utente, sottoposti a verifica di condizioni prestabilite, ed eventualmente sottoposti a verifica manuale per la correzione finale da parte degli operatori preposti a questa fase. I dati così accuratamente raccolti e corretti, vengono archiviati.

Aree di Impiego:
Alcuni esempi dei moduli che possono essere trattati tramite interpretazione ottica, sono:

• moduli statistici
• sondaggi d'opinione 
• ricerche di mercato 
• ricevute postali 
• moduli di garanzia
• ricette mediche e farmaceutiche 
• fatture e documenti di trasporto 
• moduli d'ordine 
• moduli assicurativi 
• memorie di spesa carte di credito
• note spese 
• richieste di ferie e cartellini orari 
• scelta menu per mense 
• quiz
• questionari e sondaggi in genere

DATA ENTRY
I nostri operatori sono altamente esperti nel trattamento e l’inserimento dei dati, grazie alla supervisione e alla formazione di personale specializzato nel settore dal 1988.

A seconda delle esigenze è possibile usufruire di:

Data entry tradizionale
L’inserimento dei dati avviene in modo classico inserendo i dati desunti dai documenti cartacei, i dati si possono presentare in posizioni fisse o variabili.

Data entry da immagine
E’ la soluzione ottimale per quelle tipologie di documenti che siano stati predisposti alla lettura automatica o che presentino campi rilevabili con tecnologie di lettura ottica (OCR, ICR, OMR, BCR), ma che richiedono una parte di intervento di correzione o di data entry manuale.
Le immagini dei documenti vengono distribuite automaticamente dal server ai client, dove gli operatori effettueranno le operazioni di validazione dei campi direttamente dall’immagine digitale supportati da uno zoom che ne semplifica l’interpretazione.

Le applicazioni utilizzate sono verticalizzazioni implementate su una piattaforma standard sviluppata ad hoc, per soddisfare le specifiche esigenze di ogni cliente. Il sistema mette a disposizione librerie di controllo e test di validità per i diversi tipi di dati, questo permette di aumentare lo standard qualitativo e di effettuare controlli di congruità e correttezza sulle banche dati prodotte.

PROGETTAZIONE MODULI  A LETTURA OTTICA
Per utilizzare efficacemente le tecnologie di riconoscimento ottico i moduli hanno bisogno di essere progettati nella propria struttura, specialmente quelli a compilazione a manuale.

Le metodologie di progettazione prevedono la scelta di determinati colori per la stampa delle struttura del modulo, il dimensionamento dei campi di compilazione secondo determinate maschere standard e così via.

Noi ci occupiamo di progettare e realizzare i prototipi dei moduli che andranno stampati su larga scala destinati ad essere elaborati in lettura ottica dopo la compilazione.